本標準按照GB/T1.1-2009給出的規則起草。

本標準由國家密碼管理局提出并歸口。

本標準起草單位:國家電子文件管理部際聯席會議辦公室、中國人民大學信息資源管理學院。

本標準主要起草人:任守信、錢毅、劉越男、梁凱、李澤鋒。

電子文件(ElectronicRecords)是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中,通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。電子文件生命周期中的任何管理行為均應以維護文件與業務活動、文件之間以及文件組成部分之間的聯系為基本原則,這些管理行為最終都要在計算機系統中實現。電子文件管理系統(Electronicrecordsmanagementsystem,ERMS)是應用于電子文件形成單位,旨在捕獲電子文件并實施維護、利用和處置的專業系統。

為指導電子文件管理系統的建設和使用,提升系統環境下文件管理的規范化水平,現借鑒國際上同類標準,結合我國電子文件管理實際,制定本標準。

本標準規定了電子文件管理系統(Electronicrecordsmanagementsystem,ERMS)通用的功能性要求,不包括系統設計和實施的具體要求,不規定實現系統功能的平臺和具體技術,不規定詳細的實施細則,也不規定系統測試相關事項。

本標準適用于機關、團體、企業事業單位和其他社會組織對電子文件管理系統的建設、使用和評估,適用于相關企業和科研院所開展相關的科研和教學活動。