本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則起草。

本標(biāo)準(zhǔn)由國家密碼管理局提出并歸口。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位:國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室、中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人:劉越男、錢毅、姚思遠(yuǎn)、馬林青、譚嘯宇、張靜、程主、劉芳、張喜波。

電子文件(ElectronicRecords)是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中,通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。電子文件的管理,最終將依靠以計算機(jī)系統(tǒng)為中心的綜合方法體系。在電子文件生命周期中,電子文件管理系統(tǒng)(ElectronicRecordsManagementSystem,ERMS)具有重要的作用,它負(fù)責(zé)從產(chǎn)生電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中捕獲電子文件,實施維護(hù)、利用、處置,并將具有長期保存價值的電子文件移交給電子文件長期保存系統(tǒng)。

電子文件管理系統(tǒng)的成效主要取決于應(yīng)用軟件的質(zhì)量和用戶單位系統(tǒng)建設(shè)的水平。為提升商業(yè)現(xiàn)貨產(chǎn)品(COTS)的質(zhì)量,引導(dǎo)應(yīng)用軟件的研發(fā),2012年底,國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會發(fā)布了GB/T29194-2012《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》。為指導(dǎo)電子文件管理系統(tǒng)在用戶單位的實施,維護(hù)電子化的業(yè)務(wù)憑證,強(qiáng)化其對業(yè)務(wù)活動的信息支撐,全面保護(hù)機(jī)構(gòu)的信息資產(chǎn),特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了電子文件管理系統(tǒng)(ElectronicRecordsManagementSystem,ERMS)建設(shè)的過程、方法和要求。

本標(biāo)準(zhǔn)主要適用于實施ERMS的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織(以下稱機(jī)構(gòu)),以及為機(jī)構(gòu)提供ERMS服務(wù)的咨詢、研發(fā)和實施單位,為其設(shè)計、實施、使用和評估ERMS提供方法和具體指導(dǎo),也可供相關(guān)主管部門、科研教學(xué)機(jī)構(gòu)參考。